La mayoría de retrasos en un proyecto se suelen deber a los cuellos de botella. El cuello de botella hace referencia a obstáculos o situaciones que afectan directamente al desempeño de un determinado proyecto o proceso.
En el caso de procesos de producción, los cuellos de botella suelen ser más sencillos de detectar, ya que habitualmente responden a incidencias con las máquinas o a la escasez de una determinada materia prima. En el caso de la gestión de proyectos, en cambio, pueden quedar algo más difuminados.
En este artículos te explicamos qué son los cuellos de botella en la gestión de proyectos, dándote consejos para detectarlos y para controlarlos una vez que ya han aparecido.
¿Qué son los cuellos de botella en la gestión de proyectos?
El cuello de botella es aquella situación en la que nos encontramos con contratiempos u obstáculos que ralentizan o retrasan el avance de un proyecto. Suele tener su origen en un componente limitado, provocado por una mala planificación, una ejecución deficiente o una mala asignación de los recursos.
El concepto hace un paralelismo entre la citada situación y el cuello de una botella física, que limita la rapidez con la que el agua puede pasar.
Tipos de cuello de botella
Existen fundamentalmente dos maneras de clasificar los cuellos de botella en la gestión de proyectos: según su origen y según la recurrencia con la que ocurren. Lo vemos a continuación:
Tipos de cuellos de botella según su origen
Según el motivo por el que se produce el cuello de botella, podemos establecer dos tipos:
- Cuellos de botella debidos a los sistemas: todos nos hemos encontrado en situaciones en las que se han producido retrasos relacionados con el software. Ejemplos clásicos podrían ser ese programa que no funciona de una manera óptima o esa impresora que deja de funcionar en el peor momento.
- Cuellos de botella debidos al rendimiento de los empleados: en este caso hablamos de aquellos cuellos de botella directamente relacionados con el desempeño de los trabajadores. No obstante, cabe tener en cuenta que muchas veces la responsabilidad de este cuello de botella no radica en los empleados, si no que se suelen deber a la falta de recursos o a una comunicación ineficaz.
Tipos de cuellos de botella según la recurrencia
Según si el cuello de botella se va repitiendo a lo largo del tiempo o no, establecemos los siguientes tipos:
- Cuellos de botella puntuales: son aquellos cuellos de botella que tienen lugar de forma ocasional y temporal. Suceden por ejemplo cuando la única persona cualificada para desarrollar una determinada tarea, se ausenta por causa de baja laboral o vacaciones.
- Cuellos de botella recurrentes: en este caso, con cuellos de botella recurrentes nos referimos a aquellos que ocurren regularmente, a largo plazo. Por ejemplo, si una determinada tarea se retrasa cada mes debido a que el empleado ha de ejecutar antes otras tareas que implican mucho tiempo.
¿Cómo detectar un cuello de botella?
Para identificar los cuellos de botella en la gestión de proyectos, es fundamental examinar todas las partes o etapas del proceso de forma proactiva. Para detectarlos, conviene que tengas en cuenta las siguientes señales:
- Acumulaciones de trabajo: en ocasiones se acumula mucho trabajo en una parte del proceso, mientras que otras partes se encuentran mucho más liberadas.
- Tiempos de espera: los tiempos de espera prolongados suelen llevar inevitablemente a retrasos. Identifica esos tiempos de espera, por ejemplo cuando el trabajo se retrasa a la espera de un correo electrónico o de un determinado informe, tratando de optimizarlos en la medida de lo posible. Un análisis a conciencia del tiempo de ciclo (es decir, del tiempo transcurrido desde que se inicia un trabajo hasta que se completa) te permitirá ser consciente de estas esperas.
- Aumento de los niveles de ansiedad, estrés o frustración: no poder desempeñar correctamente su parte del proceso, suele llevar a los empleados a estar más frustrados, estresados o con mayores niveles de ansiedad.
Herramientas para identificar cuellos de botella
Además de tener en cuenta las señales que acabamos de comentar, existen dos herramientas muy útiles para detectar cuellos de botella. Son las siguientes:
Técnica de los 5 porqués
Es un método que consiste en hacer preguntas para explorar las relaciones causa-efecto de un problema. Esta técnica requiere preguntar “por qué” al menos 5 veces, siendo estas preguntas cada vez de un nivel de profundidad superior.
Diagramas de flujo
Los diagramas de flujo representan de manera gráfica un determinado proyecto. Crear uno te permitirá tener claros todos los procesos y tareas, con lo que te será más sencillo localizar el origen del cuello de botella.
¿Cómo controlar un cuello de botella?
Evitar al 100% los cuellos de botella es prácticamente imposible, pero sí que es factible tenerlos controlados. A continuación te damos algunos consejos que te ayudarán a gestionar y controlar los cuellos de botella una vez que ya han surgido:
- Show must go on: mantén los procesos funcionando a plena capacidad aunque hayas detectado un cuello de botella. De ese modo conseguirás que la actividad no se resienta.
- Reduce la tensión en el cuello de la botella: debes mantener la cantidad de trabajo, pero asegurándote de que éste llegue en las mejores condiciones posibles (minimizando errores).
- Tareas en lotes: en ocasiones, agrupar tareas similares en lotes puede contribuir a aliviar la tensión. No obstante, ten en cuenta que hacer lotes demasiado grandes puede ser contraproducente.
- Motivación: que las cosas no salgan según lo previsto puede hacer mella en la confianza y la motivación de los trabajadores. Infórmales de tus acciones para la resolución del problema.
- Ensancha el cuello: a veces es posible resolver el cuello de botella ensanchándolo (es decir, incluyendo más empleados o recursos en el proceso).
- La calidad del trabajo es lo primero: asegúrate de que cualquiera de las soluciones que tomes para superar el cuello de botella no comprometa en absoluto la calidad del resultado final.
Conclusión
Es indudable que una buena planificación contribuye a minimizar posibles incidencias y cuellos de botella. Pero hazte a la idea de que, aunque la planificación sea excelente, es inevitable que se generen cuellos de botella. La clave está en detectarlos a tiempo y en tomar decisiones concretas para controlar el problema.
