Muchas empresas se han propuesto superar la procrastinación, al ser conscientes de que este fenómeno está afectando negativamente a su productividad y a los niveles de estrés que sufren sus empleados.
Aunque el término se ha puesto de moda de un tiempo a esta parte, lo cierto es que no es nada nuevo. La tendencia a dejar las cosas para el último momento es algo bastante común en el ser humano, y se da con más frecuencia en tareas rutinarias como las que se desarrollan en el sector industrial.
¿Qué significa procrastinar?
Para saber cómo dejar de procrastinar primero debemos tener claro de qué estamos hablando cuando hacemos referencia a este término.
Se trata simple y llanamente de postergar una tarea que resulta tediosa o pesada. Quién lo hace puede optar por no hacer nada en su lugar, o centrarse en otras tareas que resultan más sencillas y amenas.
El problema es que esa tarea tediosa se acaba quedando pendiente un día tras otro. Hasta que llega el punto en el que la fecha de entrega está a la vuelta de la esquina y el trabajador se da cuenta de que no ha avanzado nada en la misma. En consecuencia, sus niveles de estrés se disparan y tiene que hacer todo el trabajo deprisa y corriendo. Lo que suele afectar a la calidad del mismo.
Muchas empresas asocian la procrastinación con la holgazanería o la vaguería y consideran que poco pueden hacer para superarla. Sin embargo, los expertos en psicología laboral destacan que es más bien un problema de manejo de las emociones por parte de los trabajadores. Lo que implica que se puede poner fin a la misma de forma efectiva.
Cuando un trabajador procrastina lo hace porque está inmerso en un estado de ánimo negativo. La tarea le aburre, le genera ansiedad, se siente frustrado, está inseguro, etc. Si hacemos desaparecer esas emociones, desaparecerá también la tendencia a dejarlo todo para el último momento.
¿Cómo combatir la procrastinación en la empresa?
Hacer una buena distribución de tareas
Es bueno que los empleados tengan autonomía a la hora de organizar su trabajo. Aun así, es conveniente que tengan claro desde el principio qué tareas son prioritarias sobre todas las demás. Son estas las que deberían hacer antes.
Al repartir el trabajo entre los empleados, la empresa debe ser consciente de que todo el mundo tiene un límite. No podemos sobrecargar a un empleado con proyectos prioritarios, largos y tediosos.
Las tareas más complejas o pesadas de llevar a cabo deberían estar repartidas de forma equitativa entre el equipo de trabajo. Dado que siempre hay empleados que son más efectivos a la hora de abordarlas, se pueden crear espacios de colaboración en los que más saben puedan formar a aquellos que tienen menos experiencia o menos habilidad para tareas más complejas.
Si todos los miembros de un equipo tienen habilidades similares desarrolladas a niveles semejantes, el reparto de las tareas resulta mucho más sencillo.
Mejorar la comunicación
Con frecuencia los empleados no pueden superar la procrastinación porque están dentro de un bucle de negatividad. Han oído rumores sobre posibles despidos, han recibido un feedback que no ha sido constructivo, no se sienten integrados en la empresa, etc.
Este tipo de situaciones surgen, en la mayoría de los casos, a causa de una mala comunicación a nivel vertical y hasta horizontal.
La mejor forma de acabar con esos bucles de negatividad es asegurarse de que la información fluye de manera clara a todos los niveles. Si todo el mundo tiene una perspectiva clara de lo que está ocurriendo, puede ver la situación con más objetividad. Desaparece entonces una gran parte de la presión que recae sobre los hombros del empleado.
Si este sabe que no tiene que preocuparse por ciertas cosas de su entorno, estará mucho más tranquilo y podrá centrarse en las tareas pendientes.
¿Cómo mejorar la comunicación entre los empleados y los jefes?
Incentivar momentos de recarga
Los momentos de recarga son aquellos en los que el trabajador puede aligerar un poco la presión con respecto a sus responsabilidades. Para que estos momentos sean posibles hay que hacer una muy buena gestión del tiempo de trabajo. La empresa puede ofrecer formación en esta materia.
Enseñando a sus empleados que no está mal subdividir la jornada en diferentes períodos y dedicar cada uno de ellos a una tarea, así como hacer una pequeña pausa entre bloque y bloque de trabajo.
Otra forma de incentivar estas recargas es animando a los empleados a que cada hora de trabajo se levanten de su silla y caminen por la oficina durante unos cinco minutos, o realicen unos sencillos ejercicios de respiración.
Se trata, en definitiva, de incentivar la realización de pausas activas que activen el cuerpo y ayuden a la mente a relajarse.
Crear un buen ambiente de trabajo
La sensación general del trabajador con respecto al ambiente en el que se desarrolla su trabajo influye mucho en su rendimiento. Si no le gusta el espacio de trabajo, se lleva mal con los compañeros, o no está cómodo en su escritorio, tendrá mucha más tendencia a procrastinar.
Es responsabilidad de las empresas crear un buen clima laboral, y eso implica hacer cambios a diferentes niveles. Por ejemplo, creando espacios de trabajo luminosos y agradables, con mobiliario cómodo y ergonómico y libre de elementos de distracción.
También se crea un buen ambiente de trabajo fomentando las relaciones personales entre los empleados. Consiguiendo que se lleven lo mejor posible y se sientan cómodos los unos con los otros.
La iluminación, la climatización…, todos y cada uno de los elementos que hay en un lugar de trabajo influyen en cómo se sienten quienes deben acudir allí a diario a cumplir con su obligación. De ahí la importancia de aplicar mejoras en este campo.
Superar la procrastinación es un objetivo que requiere compromiso por parte del trabajador y un paso al frente por parte de la empresa. Si se consiguen cambiar los pensamientos negativos por positivos, la motivación y la producción empiezan a crecer de forma automática.
