En ocasiones, entrar en una dinámica estable conlleva una cierta desmotivación, lo que puede traducirse en una disminución del rendimiento en el trabajo. En ese sentido, procurar una correcta gestión del tiempo en el entorno laboral contribuye a mejorar la productividad.
En este artículo te hablamos de los motivos más comunes de una mala gestión del tiempo y te proponemos 6 estrategias de gestión del tiempo que te ayudarán a ser más productivo.
¿Qué es la gestión del tiempo?
Aunque el día tenga siempre las mismas horas, no todo el mundo las aprovecha de la misma manera. Gestionar el tiempo implica organizar el trabajo de manera consciente, planificando y decidiendo cuánto tiempo se dedicará a cada actividad o proyecto.
Gestionar el tiempo de manera eficaz es clave para la productividad, pero no solo eso: te permite establecer prioridades, identificando qué tareas son más importantes o urgentes.
Además, cabe destacar que parte de los conflictos que pueden tener lugar en la empresa tienen su origen en una mala gestión del tiempo. Más allá de las pérdidas económicas, esta situación puede desembocar en controversias entre los empleados, así como en episodios de ansiedad y estrés.
Motivos más habituales de una mala gestión del tiempo
Detectar cuáles son las causas por las que se está produciendo una gestión del tiempo deficiente, es el primer paso para empezar a introducir cambios y empezar a hacer las cosas mejor. A continuación te hablamos de las más comunes:
- Correo electrónico: es innegable que el correo electrónico es una herramienta esencial para la comunicación con clientes, empleados o compañeros de trabajo. Pero mal utilizado, lleva a perder mucho tiempo. Por ese motivo, conviene que establezcas horas para revisarlo, cerrándolo y apagando cualquier tipo de notificación durante el resto del tiempo.
- Falta de organización: organiza tus tareas para tener claro qué harás cuando termines lo que estás haciendo. De lo contrario, tendrás que invertir tiempo después de cada tarea para decidir qué harás a continuación.
- Tareas poco importantes o mal ejecutadas: especialmente cuando llevas mucho tiempo haciendo el mismo trabajo, puedes caer en la inercia de dedicar tiempo a tareas que en realidad no son tan importantes. O de hacerlas de una manera poco eficiente, simplemente por el hecho de que siempre lo has hecho así. Revisa tus tareas y detecta el tiempo que dedicas a cosas poco importantes; asimismo, también es conveniente que de vez en cuando analices los procesos de lo que haces, para ver de qué manera podrías ser más eficiente.
- Distracciones: desde que se ha popularizado el teletrabajo, somos más conscientes de las distracciones y del impacto que tienen en el desempeño de nuestro trabajo. Existen infinidad de distracciones, por lo que lo más recomendable es que dediques un tiempo a ser conscientes de todas las que puedes sufrir durante tu jornada. Aun así, una de las más comunes es el teléfono móvil. Desactiva todas las notificaciones y procura no mirar el teléfono mientras estés haciendo una tarea.
- Mala comunicación: una comunicación ineficaz con tus trabajadores o compañeros suele llevar a malos entendidos que hacen que el trabajo no se desarrolle según lo previsto.
- El peligro de la perfección: invertir demasiado tiempo revisando que todo esté perfecto es sinónimo de pérdida de productividad. Por lo general, en todos los trabajos suele ser mejor realizar tus tareas de forma óptima y a tiempo que dedicar mucho más tiempo para tratar de buscar la perfección.
- Dejar tareas a medias: querer llevar a cabo distintas tareas al mismo tiempo es uno de los grandes enemigos de la productividad, ya que es probable que termines tu jornada con muchas cosas empezadas y pocas terminadas. En cambio, si te centras en una sola tarea concentrarás ahí tu energía y lo harás mucho mejor.
- Demasiadas tareas: acumular demasiadas tareas o no asignar el tiempo necesario para completarlas también repercute en una gestión ineficaz del tiempo. Los mandos superiores deben asegurarse de que la carga de trabajo sea la adecuada en cada empleado, ya que eso les permitirá sacar lo mejor de si mismos en el desarrollo de su trabajo.
- Desorden: tener una buena organización de los archivos en tu ordenador te permitirá ser mucho más ágil a la hora de localizar cualquier documento. Así que trata de ser organizado y ahorrarás mucho más tiempo del que crees.
6 estrategias de gestión del tiempo para mejorar tu productividad
Detecta tus ladrones de tiempo
Para que una estrategia de gestión del tiempo sea efectiva, antes tendrás que asegurarte de que no haya ladrones quitándote tu tiempo mientras no te das cuenta.
En el punto anterior hemos destacado dos de los ladrones de tiempo más habituales, como son el correo electrónico y el teléfono móvil, pero hay muchos más, como la falta de organización, la procrastinación o las reuniones innecesarias.
Para una óptima gestión del tiempo es fundamental que detectes todo aquello te roba tiempo y pongas solución. Ten en cuenta que, como todo buen ladrón, son sigilosos y en ocasiones hasta invisibles, por lo que es probable que tengas que prestar atención para acabar con todos ellos.
Método del Pomodoro
Esta estrategia propone dividir el tiempo en espacios cortos de unos 25 minutos, separados por descansos de 5 minutos (aunque puedes adaptar los tiempos según tu trabajo y tus ritmos).
El objetivo de este método es que la persona llegue a un alto nivel de concentración y productividad en esos 25 minutos, descansando brevemente después de cada bloque para evitar acumular estrés o cansancio. Una vez que hayas completado 4 bloques, tómate un descanso algo más largo (por lo menos 20 minutos).
Eso sí, para que la técnica del Pomodoro funcione, deberás comprometerte a enfocarte 100% a la tarea que estés haciendo durante cada bloque, evitando cualquier distracción y respetando los tiempos del cronómetro o temporizador que utilices. Así que prioriza las tareas que tienes que llevar a cabo, desactiva las notificaciones, pon en marcha el temporizador… ¡y al lío!
Principio de Pareto
La Ley de Pareto o regla del 80/20 es aplicable a prácticamente todos los ámbitos de tu vida, incluido el trabajo. Establece que el 80% de las consecuencias provienen del 20% de las causas. O, dicho de otro modo, que el 20% del esfuerzo produce el 80% de los resultados.
Por tanto, según este principio, con un 20% de tu tiempo puedes completar el 80% del trabajo. El 80% del tiempo restante lo tendrás que dedicar al 20% del trabajo que requiere de un mayor esfuerzo y dedicación.
Esta estrategia tiene la ventaja de que ayuda a tomar conciencia del trabajo necesario para obtener la mayor parte del beneficio, lo que te permitirá priorizar mejor tus tareas.
Método “Getting Things Done” (GTD)
El método “Getting Things Done” se basa en estructurar y organizar tu trabajo para conseguir ser más eficiente. Para ello, el primer paso es escribir todo lo que tienes que hacer, ya que eso te permite liberar capacidad mental que necesitarás para el propio trabajo.
Para aplicar este método puedes utilizar herramientas como Trello o Asana para recopilar y organizar tus tareas, aunque también lo puedes hacer utilizando un simple Excel. La clave está en que encuentres qué sistema es más efectivo para ti.
Técnica Seinfeld (no romper la cadena)
El icono de la comedia Jerry Seinfeld propone un método sencillísimo pero que a su vez es muy útil para crear y consolidar hábitos. Te contamos en qué consiste y cómo aplicarlo:
- En primer lugar, tendrás que elegir aquella tarea o hábito que quieras consolidar (ten en cuenta que deberá ser una tarea lo suficientemente significativa pero también lo suficientemente simple para que puedas completarla durante tu jornada) .
- Después, consigue un calendario lo más grande posible y cuélgalo en un sitio bien visible de tu lugar de trabajo.
- Cada día que cumplas con esa tarea, táchalo en el calendario con un color llamativo, como rojo o naranja.
De este modo, irás creando una cadena de cruces. Tu único objetivo es no romper la cadena bajo ningún concepto.
Sé realista con los plazos
La mayoría de las personas somos muy optimistas planificando el tiempo que será necesario para completar una tarea. Pero hay que tener en cuenta que es habitual que surja algún imprevisto, por lo que es aconsejable que te marques plazos más amplios.
Sin duda alguna, el tiempo es oro, por lo que gestionarlo de manera eficiente es clave para conseguir las metas que te propongas. No todas las estrategias funcionan igual para todo el mundo, por lo que es aconsejable que te tomes tiempo para ver cuál puede funcionarte mejor según tu manera de trabajar y tu tipo de trabajo.
Ten en cuenta que al principio es bastante probable que te cueste acostumbrarte a los cambios, pero es importante que perseveres para llegar a ver los frutos.
