La eficiencia en el trabajo es una de las preocupaciones más importantes para toda empresa o profesional. La Ley de Parkinson viene a definir cómo las tareas tienden a abarcar todo el tiempo disponible para su completación, lo que conlleva que el grado de eficiencia y la productividad se vean seriamente afectadas.
En este sentido, conocer qué es la Ley de Parkinson y de qué maneras podemos combatirla es clave para conseguir que una empresa sea más ágil, rentable y competitiva.
¿Qué es la Ley de Parkinson?
La conocida como Ley de Parkinson tiene su origen en el escritor británico Cyril Northcote Parkinson, que en su libro Parkinson’s Law destacaba que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para terminarlo, independientemente de su importancia.
Parkinson observó que en tanto en oficinas como en distintos entornos laborales las tareas que se realizan tienden a ocupar todo el tiempo disponible, debido a que los trabajadores se separan del objetivo con otras tareas no son de vital importancia para su conclusión.
Lo veremos con mayor detenimiento en el siguiente punto.
Las 3 leyes de Parkinson
A partir de esta idea inicial, Parkinson plantea tres leyes fundamentales sobre la eficiencia en el trabajo:
1. El trabajo ocupa todo el tiempo disponible
Parkinson sugiere que si se asigna un período largo de tiempo para completar una tarea es probable que la tarea tome más tiempo del necesario debido a la tendencia natural de dilatar el trabajo para utilizar todo el tiempo disponible.
2. Los gastos tienden a igualar a los ingresos
Mientras más ingresos tiene una empresa, más invertirá y mayores serán sus gastos, incluso en aspectos que no aporten valor o beneficios al negocio.
Esta teoría también es aplicable al ámbito personal, donde una persona, por regla general, tiende a incrementar sus necesidades cuando se incrementan sus ingresos.
3. El tiempo invertido en una tarea no depende de su importancia
El tiempo que se invierte para un proceso o tarea no está acorde a su importancia o valor real para el negocio. Esto sucede porque se suele emplear más tiempo en pequeñas tareas que no son tan importantes, dejando de lado a los procesos qué sí son relevantes para el resultado final.
¿Cómo combatir la Ley de Parkinson?
La Ley de Parkinson es una realidad que podemos apreciar en muchas empresas y profesionales en la actualidad, por lo que es fundamental contar con sistemas o métodos que ayuden a evitar estás pérdidas de tiempo y recursos, con el objetivo de sacar el máximo partido al tiempo que se dedica al trabajo.
Veamos algunas formas interesantes de combatir la Ley de Parkinson:
Técnica del Pomodoro
Esta metodología divide los tiempos de trabajo en 25 minutos o pomodoros, donde por cada uno de ellos hay 5 minutos obligados de descanso. Además, cada 4 pomodoros se amplía este descanso a 20 minutos.
Con este sistema se consigue que los 25 minutos dedicados a una tarea sean de máxima concentración y calidad, logrando que no se pierda el tiempo en pequeñas actividades sin importancia.
Regla de los dos minutos
Esta regla de productividad se aplica a las tareas más sencillas y que requieren poco tiempo. Este tipo de procesos deben realizarse de forma inmediata, sin una planificación previa y con un tiempo máximo de dos minutos.
Es una norma muy interesante para eliminar las pérdidas de tiempo en procesos rutinarios y sencillos.
Matriz de Eisenhower
Esta técnica ayuda a priorizar tareas clasificándolas en cuatro categorías: importantes y urgentes, importantes pero, no urgentes, urgentes pero no importantes y ni importantes ni urgentes.
Al enfocarse primero en lo importante y urgente, se puede evitar desperdiciar tiempo en tareas triviales que no aportan beneficios reales a la empresa.
Evitar alargar el tiempo de trabajo
Ser estricto con el tiempo efectivo y útil de trabajo, evitando la postergación, favorece que los trabajadores aprovechen mejor el tiempo durante la realización de cualquier tarea.
Ejemplo de la Ley de Parkinson
La Ley de Parkinson se da en todo tipo de ámbitos y sectores, por lo que puede afectar a cualquier trabajador o equipo. A continuación vamos a ver un ejemplo y su posible solución:
Pongamos que tienes que presentar un proyecto para un nuevo cliente. Estás tranquilo, ya que aunque te supondrá bastante trabajo, tienes un mes de plazo para prepararlo todo.
Como dispones de tiempo de sobras, vas retrasando el momento de trabajar en ello para atender otras tareas del día a día. Cuando se acerca el día de la presentación, tienes que esforzarte para preparar la presentación en el último momento.
Otra variante del mismo problema se daría si no tuvieras otras tareas que atender y terminaras la presentación en la primera semana, pero como tienes tiempo, siguieras añadiendo información e introduciendo modificaciones hasta la fecha de la presentación.
Solución: una posible solución para este problema consistiría en determinar el tiempo necesario para la realización de la presentación y en ceñirse a ese tiempo, más que en una fecha de entrega.
