A nadie le gustan los imprevistos y nadie quiere que el plan A falle. Ahora bien, tenemos que ser realistas y pensar en qué vamos a hacer si las cosas no salen como planeamos, ya que en ocasiones ni siquiera dependerá de nosotros. En este sentido, el plan de contingencia nos permitirá estar siempre preparados ante cualquier circunstancia.
¿Qué es el plan de contingencia y para qué sirve?
Cualquier actividad empresarial está sujeta a una serie de riesgos que se pueden intentar prevenir, pero nunca evitar del todo. Ante la posibilidad de que estos puedan materializarse, lo que hacen las empresas es dotarse de un plan de contingencia.
Se trata de una estrategia de actuación predefinida que determina qué hay que hacer en caso de que se produzca una situación extraordinaria o crítica para la empresa, que pueda comprometerla o poner en riesgo su continuidad. Su objetivo es que la entidad pueda solventar lo antes posible la incidencia y volver a la normalidad.
Las compañías están expuestas a muchos riesgos, así que es posible que cuenten con diferentes planes de contingencia, o que un único plan de contingencia empresarial se refiera a diferentes riesgos. Por ejemplo, qué se debe hacer en caso de surgir una brecha de seguridad en la base de datos, o cómo gestionar el stock si los proveedores habituales tienen problemas de suministro. Las medidas de contingencia tienen varias finalidades:
- Analizar qué áreas o actividades de la empresa pueden sufrir más en caso de producirse una crisis o una emergencia.
- Evaluar cuáles son las posibilidades de que un riesgo se materialice y determinar qué podría hacerse para que la materialización del riesgo no suponga una paralización total de la actividad.
- Definir quién asumirá el liderazgo si es necesario implementar las medidas previstas en el plan de contingencia.
- Asegurar la continuidad de la actividad en escenarios difíciles.
- Reducir el tiempo de respuesta ante una incidencia y el impacto de los daños.
¿Cuál es la diferencia entre un plan de contingencia y un plan de gestión de riesgos?
El plan de gestión de riesgo siempre tiene un carácter más individualizado y se refiere a los riesgos que pueden afectar a un proyecto determinado, con el fin de que la materialización de ciertas circunstancias no impida a la empresa cumplir los objetivos que se ha marcado respecto a ese proyecto concreto.
Por el contrario, el programa de contingencia es más generalista. Su objetivo es que la entidad esté preparada para reaccionar ante riesgos que pueden afectar a diferentes departamentos, incluso al conjunto de la actividad.
Fases de un plan de contingencia
A continuación te explicamos las principales fases o pasos a seguir para desarrollar un plan de contingencia para tu empresa:
1. Definición de los riesgos
Antes de centrarse en las medidas de contingencia, hay que hacer un análisis de los riesgos que pueden afectar a la empresa y recogerlos en un listado. Se pueden agrupar en función de si afectan a toda la empresa, a ciertos departamentos o solo a ciertos proyectos.
Una lluvia de ideas es una buena forma de que los integrantes de la empresa puedan aportar su conocimiento y experiencia a la hora de detectar riesgos que merecen ser tenidos en cuenta para hacer el plan de contingencia.
2. Evaluación de los riesgos
Hay muchos riesgos que amenazan a la empresa, pero no todos ellos tienen el mismo índice de probabilidades de producirse ni sus consecuencias van a ser igual de graves. Por eso, una vez elaborada la lista de riesgos, hay que clasificarlos en función de la probabilidad que hay de que se materialicen y de las consecuencias que pudieran tener (graves, medias o bajas).
3. Centrarse en los riesgos importantes
No se puede estar prevenido frente a todo tipo de riesgos, por lo tanto, lo que busca la empresa con estas medidas es tener un plan de actuación preestablecido para las situaciones más graves. Es decir, se debe trabajar principalmente con los riesgos que pueden tener consecuencias de mayor entidad, incluso aquellos cuya probabilidad de que se produzcan sea bastante baja.
El plan también hará referencia a qué hacer en caso de surgir algún riesgo de gravedad media, pero ignorará los riesgos de consecuencias calificadas como bajas o menos graves.
4. Determinar las medidas de actuación
Una vez examinados los riesgos e identificados los que pueden tener consecuencias graves y medias, llega el momento de diseñar medidas de actuación que expliquen qué hacer si se produce alguno de ellos.
5. Aprobación del plan
El plan debe ser aprobado por los directivos de la empresa, porque será más fácil implantarlo si recoge medidas que cuentan con el consenso y la confianza de quienes dirigen al equipo.
6. Compartir el plan
Cuando se ha elaborado el documento, este debe ponerse en conocimiento de todos los empleados. Incluso puede ser recomendable dar una formación al respecto.
7. Supervisión del plan de contingencia
Una medida de este tipo no es para toda la vida. Con el paso del tiempo y a medida que se vayan materializando algunos riesgos, hay que examinar si las medidas previstas son realmente eficaces, si conviene hacer algún cambio o si han aparecido nuevos posibles riesgos que haya que contemplar en el plan de contingencia.
Errores a evitar al crear un plan de contingencia
Para que un plan de contingencia cumpla con su función y sea útil llegada una situación que comprometa la empresa, es importante que esté bien planificado. Te indicamos los errores más habituales de los planes de contingencia:
- No hacer una revisión periódica de los riesgos y las medidas para adaptar el plan a la realidad de cada momento: un plan de contingencia debe revisarse a conciencia como mínimo 1 o 2 veces al año, ya que esta es la única manera de poder dar la mejor respuesta ante posibles situaciones negativas.
- No darle la suficiente importancia por considerar que nunca llegará a ser necesario: existe una cierta cultura empresarial a la que no le gusta ni oír hablar de planes B y prefieren concentrar esfuerzos en que el plan A funcione. Esto es un error, ya que deja a la empresa desprotegida ante cualquier eventualidad.
- No asegurarse de que todo el personal lo conoce: para que el plan de contingencia sea útil y sólido, por lo que debe aludir a todo el personal de la empresa, empezando por los ejecutivos y los mandos intermedios. Deberá ser puesto en común y consensuado con las personas responsables de llevarlo a cabo en caso de que se materialice un riesgo.
En definitiva, no podemos negar que un plan de contingencia bien hecho lleva mucho trabajo, lo que puede llevarte a aparcarlo y a centrarte en el día a día. Ahora bien, en el momento en el que necesites usarlo, agradecerás haberlo creado.
