Saber cómo delegar efectivamente es algo esencial dentro del sector industrial. Los directivos y los cargos intermedios deben ser conscientes de que no pueden hacerse cargo de todo. Necesitan contar en sus equipos con personas de confianza a quienes puedan encomendar tareas importantes. Teniendo la seguridad de que estas serán realizadas a tiempo y de la forma correcta.
Hoy en día, que los empleados sepan delegar tareas y responsabilidades, puede convertirse en una de las claves del éxito de una empresa.
¿Por qué es tan importante delegar dentro de un negocio?
Cualquier persona que ostente un cargo de responsabilidad en una empresa tiene cientos de tareas pendientes en su agenda. Tantas, que es humanamente imposible que pueda hacerlas todas. Es más, si llega a hacerlas todas, lo más probable es que lo haga de manera ineficiente, porque no tiene tiempo suficiente para abordar cada tarea con todo el detalle que esta necesita.
No es extraño que la asignación de tareas en una empresa no esté del todo bien hecha. Normalmente, son los empleados más competentes los que más trabajo tienen asignado, y esto se convierte en un grave problema para ellos.
Cuando hay mucho trabajo pendiente, pasan dos cosas: o bien muchas tareas se quedan sin hacer, o se realizan de una forma que no es la más adecuada. En ambos casos, la productividad del empleado estará en entredicho. Cuando lo que está sucediendo, no es realmente culpa suya.
Frente a esa sobrecarga de trabajo, lo que conviene saber es cómo delegar tareas de forma eficaz. Porque esa delegación conseguirá que todo esté listo a tiempo y que el trabajo esté bien hecho.
La delegación tiene consecuencias directas para la empresa, al permitir que el trabajo salga a tiempo. Pero también tiene importantes consecuencias positivas para los empleados. En primer lugar, porque hace que las personas sean conscientes de que no pueden hacerlo todo ellas solas. En segundo lugar, porque con menos tareas pendientes, podrán centrar todo su tiempo y energía en aquellas que son verdaderamente importantes.
Consecuencias de no delegar funciones
No saber delegar es algo que afecta directamente a la persona que está sobrecargada de tareas y se niega a dejarlas en manos de otro. Da lugar a importantes episodios de estrés que pueden llegar a cronificarse.
Esto acaba por materializarse en otros trastornos a nivel físico como problemas de falta de concentración, incremento de la tensión arterial, fatiga física, episodios de insomnio, constantes dolores de cabeza, dolores musculares, etc.
En los casos más graves, puede acabar por desembocar en episodios de depresión y acarrear problemas de adicciones.
Es algo que afecta tanto a la vida profesional como a la personal, porque alguien sometido a estrés de manera crónica suele estar irritable, lo que le dificulta su relación con los demás.
Además, cuanto más estrés padece una persona, menos puede hacerse cargo de las tareas pendientes. Esto hace que el problema se agrave todavía más y que la productividad caiga de una manera insólita. Algo que podría desembocar incluso en un despido.
Por supuesto, la falta de capacidad de delegación de los directivos y los cargos intermedios dentro del sector industrial también tiene consecuencias directas para la empresa. Descienden los niveles de productividad, baja la motivación de los empleados y se enrarece el clima laboral, todo ello da lugar a una pérdida de competitividad en el mercado.
Pasos para aprender a delegar tareas y responsabilidades
Cuando ya se tiene claro por qué es importante delegar, es hora de saber cómo hacer esa delegación de forma que resulte efectiva.
Asumir el problema
El empleado que tiene demasiadas tareas pendientes debe ser consciente de ello. Darse cuenta de que ha llegado a un punto en el que ya no puede hacer más y necesita buscar ayuda.
Esto, que parece sencillo, no siempre lo es. Todavía hay personas para las que solicitar ayuda supone un gran golpe para su ego. No les resulta fácil comprender que no pueden con todo, que han llegado a su límite.
Por suerte, muchos de los directivos de nueva generación no tienen este problema. Han recibido formación que les permite conocer todas las ventajas de delegar tareas y los graves problemas que puede acarrear no hacerlo.
Identificar las tareas a delegar
Dado el paso de ser consciente de que hay que repartir las tareas pendientes, lo siguiente que hay que hacer es determinar qué tareas concretas se van a dejar en manos de otros profesionales.
Lo ideal es dejar en manos de otros aquellos trabajos que se sabe que se van a tener que repetir en el futuro de manera constante.
Buscar el perfil adecuado
En el siguiente paso hay que buscar al trabajador o trabajadores que se van a hacer cargo de las tareas. Lo recomendable es asignar trabajos que estén alineados con los intereses de otro miembro del equipo.
Es decir, hay que delegar en una persona que tenga interés en desarrollar o mejorar una habilidad vinculada con esa tarea. Así, todo el equipo sale ganando.
Es importante no sobrecargar a otros. Si hay muchas tareas a delegar, lo más recomendable es repartirlas entre diferentes personas, no hacer recaer todas ellas sobre el mismo empleado.
Formar al nuevo responsable de la tarea
No se puede delegar un trabajo en una persona y esperar que esta lo haga perfecto la primera vez. En la mayoría de los casos, será necesario que quien delega dedique algo de tiempo a formar a quien va a realizar ahora la tarea.
También será necesaria una monitorización de los resultados obtenidos por el nuevo responsable de la tarea. Por lo menos, durante las primeras veces en las que se haga cargo de la misma.
Una vez que el empleado escogido para la delegación ha demostrado que puede hacerse cargo con eficiencia de la tarea, se le puede dar plena autonomía. Por supuesto, también es necesario hacer un reconocimiento del buen trabajo que está haciendo esa persona.
Cuando se trata de cómo delegar efectivamente, se puede comprobar que no es algo tan complicado. La clave está en ser conscientes de cuándo ha llegado el momento de repartir las tareas.
