Si gestionas proyectos, un cronograma de actividades es una manera organizada, sencilla y visual de programar sus fases y tareas a realizar.
En este artículo te explicamos qué es un cronograma de actividades, para qué sirve, qué tipos existen y todo lo que debes tener en cuenta a la hora de hacer uno.
¿Qué es un cronograma de actividades?
Un cronograma es un calendario en el que figuran las tareas y etapas de un proyecto. La mayoría de cronogramas se representan en formatos muy visuales, lo que facilita poder tener una idea clara de la hoja de ruta y las tareas a completar de un solo vistazo.
En un cronograma se suelen incluir las tareas o acciones a realizar, las fechas de entrega, los recursos a emplear y los responsables de cada tarea o fase.
De este modo, el cronograma es una herramienta que resulta de gran utilidad tanto para planificar las acciones a realizar como para llevar un control efectivo del proyecto.
Antiguamente los cronogramas de actividades solían hacerse a mano, pero en la actualidad existen diferentes herramientas online que permiten personalizar los gráficos y compartirlos de manera colaborativa entre los empleados asignados en el proyecto.
¿Para qué sirve un cronograma de actividades?
Un cronograma de actividades tiene distintas utilidades. En primer lugar, es una manera perfecta de que las personas que participan de un proyecto puedan ver de una manera sencilla y rápida su hoja de ruta completa, el objetivo y las tareas.
Otra de las grandes utilidades del cronograma de actividades es la posibilidad de detectar rápidamente posibles incidencias, como retrasos, falta de recursos o cuellos de botella.
Además, a diferencia de otras herramientas como las hojas de cálculo, los cronogramas son mucho más eficaces para introducir cambios en tareas interdependientes.
Tipos de cronogramas de actividades
Existen diferentes técnicas para crear un cronograma, que ofrecen diferentes formas de mostrar gráficamente las tareas. Para elegir el más adecuado para tu proyecto, piensa primero de qué tipo de proyecto se trata, el enfoque que le quieres dar y de qué forma van a interactuar con él los miembros de tu equipo.
Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt es uno de los cronogramas de actividades más conocidos y utilizados. Las tareas se representan de forma secuencial en barras horizontales, siendo cada barra una fase del proyecto o tarea. Cuanto más larga sea esa barra, más tiempo implicará la realización de esa fase o acción.
Este tipo de cronograma es muy útil para programar las tareas por fecha y para confirmar cuando un determinado trabajo ha finalizado.
Diagrama de PERT
PERT es el acrónimo de Program Evaluation and Review Technique (Técnica de revisión y evaluación de programas). Además de permitir visualizar aspectos fundamentales como el tiempo estimado y los recursos necesarios, el diagrama de PERT va muy bien para conocer las rutas de trabajo óptimas a partir de las tareas interrelacionadas del proyecto. Por ejemplo, en los casos en los que la ejecución de una actividad afecta a otras actividades futuras.
A diferencia del cronograma de Gantt, el diagrama de PERT suele usarse más antes de que dé comienzo un proyecto, ya que resulta muy útil para desglosar el trabajo en tareas pequeñas y más concretas.
Cronograma de hitos
El cronograma de hitos (también llamado diagrama de hitos o gráfico de hitos) es una representación visual de los eventos importantes dentro de un proyecto. Los hitos funcionan como puntos de control para evaluar el progreso a medida que el proyecto se va desarrollando y avanzando hacia el objetivo final.
Se trata de un tipo de cronograma muy simple, por lo que resulta muy fácil de realizar y de visualizar. Por el contrario, tiene el inconveniente de que no permite reflejar las interrelaciones entre diferentes actividades o tareas.
¿Qué tener en cuenta para crear un cronograma de actividades?
Para elaborar un cronograma de actividades deberás tener en cuenta los siguientes aspectos:
Definición del proyecto y sus actividades
Antes de empezar a hacer un cronograma, es importante tener una visión inicial completa que comprenda todos los detalles, objetivos y recursos. Esta planificación servirá como punto de referencia para la elaboración del cronograma.
Establecer plazos
Una vez que ya tienes un listado completo de las acciones que comprenden el proyecto, es el momento de asignar el tiempo que va a conllevar cada una de ellas. Éste será un paso clave para después ordenar esa secuencia de tareas en una hoja de ruta.
Relacionar las actividades
La realización de determinados trabajos puede requerir que antes se completen otras tareas, mientras que otros se superpondrán. En algunos proyectos definir estas interrelaciones puede ser relativamente sencillo, pero en proyectos más complejos puede resultar más laborioso.
Asignación de recursos y tareas
Anota todos los recursos que puedan ser necesarios para la realización del proyecto, así como los empleados que participarán en él y de qué tareas se encargarán.
Creación del cronograma y compartición con los participantes
Una vez que tengas claros todos estos puntos, es el momento de crear el cronograma. Puedes hacerlo manualmente utilizando un procesador de texto o una hoja de cálculo, o utilizar algún software específico para ello (como por ejemplo Asana, Microsoft Project o Gantt Project).
Introducción de ajustes en el cronograma
Es habitual que las cosas no se desarrollen exactamente como las planificaste, por lo que también será necesario que introduzcas ajustes cuando sea necesario (por ejemplo, si se produce un retraso en la entrega de alguna de las tareas). Es importante mantener actualizado el cronograma y valorar el impacto que tendrán los reajustes que introduzcas.
