La toma de decisiones a la hora de definir una estrategia de acción no es tarea fácil, ya que el éxito o el fracaso de un negocio pueden depender de esas decisiones. Por este motivo, resulta fundamental disponer de datos en los que apoyarse para minimizar el margen de error y contribuir a mejorar los resultados de la organización.
Y ahí entra en juego el business case, una herramienta que te servirá de gran ayuda a la hora de evaluar la viabilidad y la rentabilidad de un proyecto de inversión o de una iniciativa empresarial.
¿Qué es un business case o caso de negocio?
El business case es documento que recoge de manera detallada todos los beneficios que se van a derivar para una empresa si se acomete una determinada inversión o se pone en práctica una iniciativa a nivel de producción, de marketing, etc.
En él se recogen datos objetivos que pueden ayudar a los directivos en el proceso de toma de decisiones. Porque a través de esa información resulta más sencillo ver si una iniciativa es factible a nivel económico y estratégico.
Un caso de negocio es algo diferente de un project charter o acta de constitución. Este último es una versión más reducida de un business case, que se refiere únicamente a los objetivos del proyecto, su alcance y a las partes interesadas en el mismo.
No siempre es necesario hacer un business case, ni tan siquiera un project charter. Solo se recurre a la elaboración de un caso de negocio si se trata de inversiones o iniciativas que impliquen para la empresa el consumo de muchos recursos.
Características del business case
- Claridad y concisión: el documento tiene que ser fácil de entender y estar totalmente libre de ambigüedades. Se usará un lenguaje claro y accesible en lugar de uno plagado de tecnicismos.
- Objetividad y fundamentación: toda la información presente en el informe tiene que estar basada en datos objetivos y contrastables.
- Enfoque estratégico: debe estar alineado con los objetivos estratégicos que persigue la empresa. Demostrar que esa iniciativa contribuirá a la consecución de las metas empresariales.
- Evaluación de riesgos: tiene que hacer referencia a los riesgos que supondría la implementación de esa iniciativa o la realización de la inversión, y recoger posibles soluciones frente a los riesgos.
- Ofrece alternativas: en el documento deben compararse diferentes alternativas antes de recomendar una en concreto.
Pasos para crear un business case
Los pasos más habituales para llevar a cabo un business case son los siguientes:
- Se comienza con un análisis detallado del proyecto y de los objetivos que se quieren lograr. A continuación, se realiza una definición del problema que se desea solucionar y se habla de los antecedentes de este.
- La siguiente parte del documento está dedicada a la estimación de los riesgos y las estrategias para mitigarlos. Para, a continuación, definir la estrategia de comunicación para presentar de forma clara el proyecto.
- Tras esto, se establecen los parámetros y alcances del proyecto y se definen los beneficios que se esperan obtener. Además, se realizan análisis de las métricas más importantes a tener en cuenta, y se establece el plazo estimado de inicio y fin del proyecto que se desea abordar.
¿En qué se diferencian un business case y un business plan?
Un plan de negocios es algo diferente a lo que hemos estado viendo. Lo que este propone es la creación de un negocio totalmente nuevo, partiendo desde cero. Por el contrario, el business case se refiere a la puesta en marcha de un nuevo proyecto o iniciativa, pero dentro de un negocio que ya está en funcionamiento.
