No cabe duda de que invertir en la formación y el desarrollo de los empleados traerá consecuencias positivas tanto para ellos como para la propia organización; sin embargo, sabemos que no es sencillo concretar el beneficio obtenido. Por lo tanto, vamos a analizar el ROI de capacitación, y a explicar cómo podemos cuantificar el retorno de la inversión en la formación de nuestra plantilla.
¿Qué es el ROI de capacitación?
Como dijimos en la introducción, la formación interna siempre es una inversión, nunca un gasto. Por definición, un gasto no genera ROI, mientras que una inversión sí; decimos que invertimos en algo porque esperamos obtener cierto rédito en algún momento del tiempo.
ROI, como sabemos, son las siglas de “retorno de la inversión”; es la forma de cuantificar en qué medida una inversión realizada previamente ha otorgado los resultados esperados, arrojando unos datos concretos que evitan que el resultado se quede «flotando en el aire».
Extrapolando el concepto de ROI a las distintas áreas de la empresa en la que es necesario invertir dinero y recursos, nos centraremos en la tarea de formar y capacitar a los trabajadores: por lo tanto, el ROI de capacitación es la forma en la que la empresa evaluará la repercusión de su plan formativo en datos concretos de algún aspecto del negocio.
En otras palabras, el ROI de capacitación es la manera de llevar a cabo una evaluación de las consecuencias positivas de la formación en la empresa, tanto para la propia organización como para los empleados.
¿Cómo se calcula el ROI de la formación de tus empleados?
Para calcular el ROI, podemos aproximarnos con una fórmula bastante sencilla:
ROI = (beneficios/inversión) x 100.
En esta ecuación, los beneficios son las ganancias obtenidas por la acción realizada, y la inversión es la cantidad de dinero o recursos que hemos destinado a dicha acción. El multiplicador 100 se incluye para expresar el resultado en un porcentaje.
Ahora bien, ¿cómo plasmamos en números el resultado de unas acciones formativas? Para dotarlo con datos concretos, será preciso asumir cierto nivel de abstracción en los siguientes puntos clave.
1. Grado de satisfacción del empleado
Si los empleados no han quedado satisfechos con algún aspecto de la formación recibida, su motivación disminuirá y se pone en riesgo su buen desempeño laboral.
Este aspecto se puede parametrizar mediante las clásicas encuestas de evaluación, que casi todos los formadores ponen en manos de sus alumnos, y que sirven para conocer su grado de satisfacción con los contenidos impartidos, el tiempo dedicado al curso o la dinámica de las clases.
2. Incremento del conocimiento de la plantilla
El objeto de toda acción formativa es dotar al trabajador de conocimientos y competencias de las que previamente carecía, y cuya puesta en práctica es crucial para su desempeño.
Por lo tanto, la formación ha de ajustarse a los conceptos que el trabajador necesita adquirir para realizar su trabajo; por ejemplo, un nuevo CRM, un idioma o habilidades de negociación.
3. Eficiencia de las herramientas utilizadas
Los recursos con los que cuente el empleado en su rol de alumno han de ser lo bastante eficaces como para no entorpecer las acciones de capacitación, y no necesitar más tiempo del requerido para la formación de la plantilla.
Por ejemplo, si el empleado tarda demasiado en acceder a la plataforma, descargar los contenidos o conectarse a las autoevaluaciones, estará perdiendo un tiempo precioso que no podrá dedicar a adquirir las competencias deseadas.
4. Valor aportado al empleado
Los conocimientos adquiridos han de servir para que el empleado pueda aumentar su parcela de productividad: no se trata solo de que el empleado aprenda cosas nuevas, sino que estas contribuyan a resolver problemas reales de la organización. De lo contrario, la formación no podrá aportar valor añadido.
Por ejemplo, si la empresa se expande a mercados internacionales, será recomendable que los empleados involucrados con los nuevos clientes aprendan idiomas.
5. Valor monetario de la formación
En última instancia, es crucial prever el impacto económico de las acciones de formación. Se trata de comparar cuánto dinero ha costado poner en marcha el plan de capacitación, y compararlo con el rédito económico que se puede obtener de él.
Por ejemplo, si la empresa ha comprado maquinaria nueva y los empleados han aprendido a utilizarla, la organización podrá completar los procesos productivos en menor tiempo, y dar un plazo de entrega reducido a sus clientes.
Beneficios de calcular el ROI de capacitación
- Sabremos si las acciones formativas han sido efectivas: es la mejor forma de calcular el éxito o fracaso de los cursos de capacitación.
- Podremos defender con un alto grado de credibilidad la implantación de cualquier plan estratégico en el futuro con un modelo predictivo del retorno de la inversión realizada.
- Nos permitirá conocer de antemano qué recursos económicos va a tener que destinar la organización (algo que suele agradar a los directivos y a los responsables financieros).
Consejos para conseguir un buen retorno de la inversión
- Define las métricas por separado. No pretendas juntar todos los datos en una fórmula: analiza cada acción de forma independiente en función del resultado que esperas obtener de ella (incremento de volumen de ventas, optimización de inventario, reducción de tiempos de espera, aumento del número de clientes…).
- Da continuidad a las acciones formativas. Los cursos de capacitación no deben ser elementos aislados en la trayectoria laboral de la plantilla. Sin el refuerzo de nuevas formaciones o de llevar a la práctica las nuevas competencias, los empleados olvidarán rápidamente lo aprendido.
- Ajusta la formación a los puntos débiles de la plantilla. Conoce a tus empleados, averigua en qué competencias profesionales están «verdes», y cómo de necesarias son dichas competencias para hacer crecer algún aspecto de tu negocio.
Al saber cómo hacer que un plan de capacitación otorgue un óptimo retorno de la inversión, estarás consiguiendo sacar un mayor rendimiento a los recursos de la empresa. Calcular el ROI de antemano te ayudará a predecir los parámetros por los que una acción formativa podrá ser considerada satisfactoria en la empresa.