Las kick off meetings o reuniones kick off son muy útiles antes de iniciar un proyecto, ya que permiten establecer el tono, las prioridades y objetivos, facilitando que todos los integrantes del equipo estén alineados y sean conscientes de los pasos a realizar.
En este artículo te explicamos qué es una kick off meeting, cuáles son sus beneficios y los pasos a realizar para llevarla a cabo con éxito.
¿Qué es una kick off meeting?
Llamamos kick off meeting a aquella reunión inicial que pretende presentar una start-up, un proyecto o una idea de negocio. Dicho encuentro puede realizarse de forma presencial o virtual, pudiendo llevarse a cabo en una o varias sesiones.
Este tipo de reuniones toma su curioso nombre del fútbol americano. De hecho, un kick off es el saque inicial o primera patada que se da al balón (duke) al comienzo del encuentro. Desde luego, el símil deportivo le viene que ni pintado a este concepto empresarial.
Las reuniones de arranque deben aglutinar a todos los implicados en el proyecto (directivos, trabajadores, proveedores, clientes, etc.) para optimizar su organización y ejecución. De este modo, se logra resolver dudas y aumentar la cohesión del equipo.
Imagina que una empresa quiere lanzar una nueva aplicación para localizar el restaurante más próximo al usuario. En su reunión inicial se convocaría a todos los colaboradores que la van a desarrollar para exponerles el plan de acción, los objetivos, los riesgos, los roles, etc.
La finalidad de una kick off meeting es fijar las líneas maestras para que la idea en cuestión comience su andadura, lo que hace que sea muy recomendable llevarlas a cabo.
Ventajas de las reuniones kick off
Las reuniones kick off tienen efectos positivos tanto en el posterior desarrollo del proyecto como en la mejora del clima laboral. Vamos a ver cuáles son sus principales beneficios:
- La kick off meeting es una herramienta muy versátil, ya que puede adaptarse a cualquier negocio, idea o departamento.
- Mejora la comprensión global del proyecto. Todos los asistentes al encuentro kick off tendrán claro el qué, el cómo y el cuándo de la nueva idea que se les presenta.
- Al aclarar el papel que jugará cada uno en el proyecto, favorece el trabajo en equipo y la delegación de tareas.
- Fomenta la comunicación interna del equipo, tanto a nivel horizontal como vertical.Es más, sus integrantes pueden formular preguntas y sugerencias acerca del plan (lo que siempre resulta enriquecedor).
- Refuerza el liderazgo de quien gestiona el proyecto.
- Ahorra recursos tan valiosos como el tiempo y el dinero. Al fin y al cabo, cuando el equipo conoce bien el proyecto trabaja de forma más rápida y eficiente.
- Aumenta la motivación de los trabajadores, lo que contribuye decisivamente a crear un clima laboral propicio para que la idea salga a flote.
- Incrementa el control y el seguimiento del proyecto, reduciendo las probabilidades de incurrir en errores.
- Contribuye a crear expectativas realistas y uniformes acerca de cómo se desarrollará el plan.
Tipos de kick off meetings
Antes de detallar qué clases de kick off meetings existen, conviene aclarar que estas no son ni secuenciales ni excluyentes entre sí. En consecuencia, pueden realizarse en paralelo o a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Encuentro kick off interno
Esta reunión de inicio tiene lugar entre el promotor del plan y los miembros del equipo de trabajo que lo va a desarrollar. Su objetivo es brindarles una percepción completa de cómo se implementará (tareas, objetivos, desafíos, etc.).
Kick off meeting externa
Es el encuentro que tiene lugar entre el líder del proyecto y un grupo específico de interesados (clientes, proveedores, socios o usuarios finales). En él, se determinan las necesidades, los requisitos, las expectativas y los riesgos asociados al proyecto. Con ello, se busca generar confianza, transparencia y feedback entre las partes.
Reunión kick off con ejecutivos o inversores
Estas reuniones tienen por objetivo alinear al personal directivo o a los patrocinadores ejecutivos, por lo que se debe enfocar en aspectos como los objetivos, la rentabilidad y el valor añadido del Proyecto.
¿Cómo montar tu kick off meeting paso a paso?
Para organizar una kick off meeting útil y eficaz para todo el equipo es importante que tengas en cuenta los siguientes aspectos:
¿Quiénes van a asistir?
Para que la kick off meeting cumpla su objetivo, es esencial diseñar correctamente la lista de invitados. Como es lógico, esta dependerá del tipo de encuentro que tengas pensado realizar, ya que no es lo mismo obtener financiación para una start-up que poner en marcha tu próximo servicio.
Una vez concretes quiénes serán los invitados de la reunión, asegúrate de agendarla de modo que facilites al máximo su asistencia. Asegúrate de que el lugar sea accesible para todo el equipo y no olvides notificar la fecha con la suficiente antelación.
Diseña el planning de tu reunión kick off
La planificación es la mejor aliada de estos encuentros. Así pues, conviene establecer una agenda que detalle todo lo que se va a tratar en la reunión. Compártela con los invitados para que estos puedan preparar de antemano su participación.
Entre los aspectos a incluir en la agenda podemos destacar los siguientes:
- Cronograma y duración del encuentro.
- Lista de asistentes.
- Puntos a tratar sobre el proyecto.
- Cómo se dejará constancia de lo sucedido en la reunión (secretario, grabación…).
El proyecto es el protagonista
Una buena kick off meeting debe ser clara y específica. De lo que se trata es de sentar las bases del futuro proyecto, por lo que sus detalles serán tratados en reuniones posteriores. Así, lo ideal para obtener esa concreción es diseñar el encuentro de modo que logre responder a las 5 W del periodismo:
- ¿Qué proyecto se presenta y por qué?
- ¿Quiénes lo van a desarrollar?
- ¿Cómo se va a ejecutar?
- ¿Cuándo se llevará a cabo?
- ¿Dónde se va a implementar?
Sigue un orden lógico
Si bien no hay dos reuniones de arranque iguales, lo cierto es que todas deben tener cierta coherencia para ser lo más eficientes posible. En este punto, sería conveniente atenerse al siguiente orden:
- Presentar a los asistentes (especialmente si hay personas nuevas en el equipo).
- Explicar cuál es el propósito del proyecto para promover la motivación y el compromiso de los asistentes.
- Establecer el alcance del plan, tanto en un sentido positivo como negativo, a fin de homogeneizar las expectativas de los asistentes.
- Identificar los riesgos y oportunidades que ofrece la idea en función de la situación del mercado actual.
- Reparto de tareas y responsabilidades para llevar a cabo el proyecto.
- Informar de cómo se llevará a cabo el seguimiento del plan y cuáles serán los indicadores de evaluación que se aplicarán.
- Sesión de ruegos y preguntas.
¿Qué hacer después de la kick off meeting?
Está claro que una reunión de apertura no basta para que el proyecto se haga realidad. Solo es el primer paso, por lo tanto, una buena forma de terminar este encuentro es definir cuáles serán las futuras fases de desarrollo.
Es conveniente que, al finalizar la reunión, se comparta con los asistentes las transcripciones o grabaciones que dejaron constancia de la misma. De este modo, todos podrán analizar en profundidad los puntos que se trataron en ella.
Promueve la participación de los asistentes
Una kick off meeting está lejos de ser un simple monólogo. Para que las cosas funcionen, es necesario que todos los asistentes se impliquen y participen con sus preguntas o propuestas. Precisamente, la suma de varios puntos de vista es lo que hace que prospere la idea a desarrollar. Incentivar un ambiente colaborativo y respetuoso es esencial para motivar esa valiosa participación.
En definitiva, las reuniones kick off son útiles para que todos los actores que participarán en un proyecto comprendan su idiosincrasia, facilitando la colaboración de todos sus miembros y marcando la agenda sin dejar nada a la improvisación.
