No se puede pretender una gestión eficaz de los negocios y un buen grado de compromiso de los trabajadores si la información no fluye en los cauces y hacia las personas adecuadas. Vamos a ver la importancia del plan de comunicación de una empresa, y cómo hacer un plan de comunicación interna del que se desprendan verdaderos beneficios para la organización.
¿Qué es un plan de comunicación de una empresa?
La complejidad jerárquica y funcional de las empresas suele responder a razones organizativas. El armazón estructural de la compañía crece a razón de las necesidades del negocio en materia de división de tareas y responsabilidades.
Sin embargo, a medida que las empresas crecen, también se multiplican los riesgos de que existan fallas en la información, malentendidos, comunicados que no lleguen a quienes realmente deban llegar… El resultado puede ser desastroso: no solo puede haber tareas que no se completen a tiempo, sino que se corre un riesgo real de enrarecimiento del clima laboral.
La respuesta a este potencial problema lo tiene un plan de comunicación, una forma de normalizar los flujos comunicativos de la empresa en lo referente a mensajes, emisores, receptores, canales y retroalimentación.
Por lo tanto, un plan de comunicación interna es una estrategia que define los protocolos de comunicación dentro de la organización; en este plan se prevén una serie de objetivos y mediciones para que todos los empleados sean conscientes de cómo debe discurrir la comunicación en la empresa.
¿Por qué es importante contar con un plan de comunicación?
Porque la productividad laboral podría verse comprometida
En un escenario en el que, necesariamente, los empleados deben estar conectados entre sí para cooperar en el desarrollo de sus funciones, la comunicación adquiere una importancia capital. Si los miembros de la organización no se comunican de forma eficiente, se corre el riesgo de comprometer la calidad del trabajo.
Asimismo, una comunicación interna deficiente podría traducirse en una mala priorización de las tareas, en donde se anteponga sistemáticamente lo urgente a lo importante. Puede que haya una elevada proporción de tareas que se conviertan en urgentes por no haberse completado a tiempo.
Porque las jornadas laborales se alargarían de forma habitual
Por consiguiente, también se pone en riesgo el cumplimiento del horario laboral. Si el trabajo tiene que salir adelante sí o sí, y entretanto los empleados tienen que sortear las consecuencias de una comunicación deficiente, será prácticamente inevitable que tengan que destinar más tiempo a completar sus tareas, con el consiguiente alargamiento de sus jornadas laborales.
En consecuencia, los empleados comenzarán a mostrar signos de fatiga y de burnout, de modo que su rendimiento se vea comprometido en una espiral de la que no se podrá salir si se siguen manteniendo los mismos errores en la comunicación.
Porque la plantilla dejaría de confiar en la empresa
El engagement del empleado es un valor enorme para cualquier compañía. Cuando un trabajador está comprometido con la empresa, su rendimiento tenderá a ser mejor y su desempeño laboral será realmente bueno.
Esta situación no podrá darse si los empleados se encuentran con trabas comunicativas en su día a día. A medio y largo plazo, estas confusiones pueden poner en riesgo el compromiso de los trabajadores, haciendo que los empleados ya no se identifiquen con la empresa.
Porque los empleados no sabrían qué están haciendo mal
Somos humanos y todos cometemos errores; uno de los elementos más importantes de la comunicación es el feedback (retroalimentación), y es el cauce mediante el que un empleado puede saber si su desempeño ha sido correcto, o si tiene todavía margen de mejora.
Un plan de comunicación que no preste atención al feedback se quedará cojo siempre por la misma vertiente. Al no recibir retroalimentación, los empleados no sabrán en qué se han equivocado o en qué puntos su desempeño ha sido el idóneo (y, por lo tanto, su motivación también se verá comprometida).
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¿Cómo desarrollar un plan de comunicación para una empresa perfecto?
1. ¿En qué punto nos encontramos?
El primer paso será definir del estado en el que se encuentra la comunicación de la empresa en este momento: determinar qué cauces se están empleando, quiénes son los intervinientes en la comunicación y qué tipo de mensajes se están entregando. En otras palabras, se trata de conocer bien la situación actual de la comunicación en la organización.
2. ¿Hacia dónde queremos ir?
Una vez que sabemos «lo que hay», nos toca dibujar el escenario deseado: ¿dónde queremos llegar? ¿Cómo queremos que sea nuestro negocio en realidad? Este el momento de permitirse soñar e imaginar la situación idónea sobre la que se articulará posteriormente nuestro nuevo plan de comunicación.
3. ¿Cómo vamos a lograr nuestros objetivos?
El siguiente punto implica enfrentarse al reto de unir los escenarios reales y los deseados. Hará falta realizar un severo ejercicio de análisis de las situaciones para determinar qué pasos se deberán dar para completar las metas previstas.
En esta etapa comenzarán a surgir por si solas las necesidades reales de comunicación entre personas y departamentos. Se establecerán los protocolos de mensajería, la naturaleza y frecuencia de las reuniones, o los datos que han de contener los reportes. En definitiva, se definirá qué debe comunicar cada empleado, a quién (quiénes), cuándo y por qué vía.
4. ¿El personal conoce el plan de comunicación?
Una vez que se haya definido el plan, es el momento de compartirlo con la plantilla. El mejor ejemplo de un plan de comunicación eficiente es que todos los empleados estén al corriente de los nuevos protocolos. Será misión de los responsables y mandos intermedios concienciar a los empleados de la importancia de seguirlos.
5. Ha pasado el tiempo: ¿seguimos haciendo lo correcto?
Por último, como les ocurre a todos los planes, no son inamovibles en el tiempo. Es preciso realizar evaluaciones periódicas del plan, en especial si comienzan a detectarse errores o carencias que no pudieron ser previstas en la fase inicial.
Si el plan de comunicación de una empresa funciona correctamente, se allanará el camino para que los empleados den lo mejor de sí mismos, y se garantizará que las tareas sean completadas en el menor tiempo posible. Además, contribuirá a crear un clima laboral óptimo para el desarrollo profesional de todos los integrantes de la compañía.