Sean cuales sean las especialidades, matices o los departamentos y cuestiones a coordinar que presente nuestra bodega, nuestro objetivo será siempre conseguir el mayor número de ventas posible, para alcanzar el mayor número de ingresos, que nos lleven a obtener beneficio, y uno de los factores que pueden impedir la realización de una o varias ventas es la rotura de stock.
La existencia de infinidad de apartados sobre los que poner el foco, como la atención al cliente, el marketing, las ventas, la captación de talento, la contabilidad… y tantos otros, puede desviar la atención de la gestión de stock, cuya rotura puede acarrear importantes consecuencias a una empresa.
A continuación, vamos a reflexionar sobre las consecuencias de una rotura de stock y la forma de evitarla.
¿Qué es una rotura de stock?
Cuando hablamos de rotura de stock nos referimos a la situación en la que no podemos satisfacer la demanda de uno o más clientes por falta de unidades disponibles en nuestro stock. Es decir, que, al recibir nuestra bodega un pedido, no podemos atenderlo por no tener la cantidad de productos solicitada.
El coste de la rotura de stock comienza por la pérdida de una o varias ventas. Imaginémonos un grupo de clientes que acuden a nuestra bodega con la intención de tomarse un vino, o de adquirir determinadas unidades, y que se tienen que ir con las manos vacías. Obviamente, habremos perdido tales ventas, pero el daño no termina ahí, ya que esta falta de venta puede suponer también la pérdida de un cliente, el deterioro de la imagen de la empresa, la publicidad negativa derivada del boca a boca… Cuando un cliente nos da una oportunidad, no siempre está dispuesto a dar una segunda. Por ello, la gestión del stock es un tema de crucial importancia para una empresa.
¿Cómo podemos evitar una rotura de stock?
Teniendo en cuenta que las causas más frecuentes de una rotura de stock son tanto el repentino aumento de la demanda, como una planificación deficiente de la misma, errores en la elaboración del inventario, retrasos en el transporte o en los proveedores, o fallos humanos en la cadena de suministros, podemos establecer una serie de medidas básicas para intentar evitar esta situación.
En primer lugar, habrá de ponerse mucho empeño tanto en la elaboración del inventario como en la planificación de la demanda. Para conseguirlo, será necesario formar a nuestro personal adecuadamente, asegurarnos de que no pesa sobre ellos una sobrecarga de tareas y mantener en todo caso su motivación. Asimismo, es importante que exista una buena organización previa, para que cada miembro del equipo sepa exactamente cuál es su función y su tarea.
En todo caso, debemos tener en cuenta un margen de error razonable y evitar ajustar demasiado el stock a la demanda prevista, así como utilizar períodos cortos de tiempo, ya que en el largo plazo la posibilidad de error aumenta.
La importancia del trabajo en equipo en la gestión de stock
Otro aspecto imprescindible es trabajar la coordinación y comunicación entre departamentos. Un fallo en este sentido aumenta el coste de la rotura de stock, porque provocará roces entre los trabajadores.
Para empezar a trabajar en esta dirección, el primer paso será siempre transmitir la necesidad de trabajo en equipo y la visualización por parte de los departamentos de un objetivo común. Independientemente de que cada departamento o equipo de trabajo tenga sus objetivos particulares, deben establecerse objetivos comunes interdepartamentales para aumentar tanto la sensación de equipo como la voluntad y el interés por colaborar.
Así, si contamos con un camarero o un sumiller, al que hemos encargado la atención al cliente sin haberle especificado que es la primera persona en detectar un descenso de stock, quizás se centre en dar el mejor servicio, olvidando notificar que quedan pocas unidades. Si a este mismo trabajador le hemos encomendado la tarea de vigilar el almacén y le transmitimos la importancia de dar aviso antes de quedarnos sin stock, haciéndole partícipe del objetivo común de empresa que es poder ofrecer al cliente lo que pida, podremos detectar antes el problema para solucionarlo sin llegar a una situación de rotura de stock. Asimismo, el personal debe saber qué hacer, a quién dirigirse y cuál es la prioridad en estos casos.
Por último, y directamente relacionado con la formación del personal, debemos tener un equipo preparado para afrontar y saber reaccionar ante situaciones imprevistas. Desde saber salir del paso ante el cliente, ofreciéndole alternativas, como puede ser un vino parecido, hasta alterar rápidamente la rutina ante un aumento inesperado de la demanda, o gestionar cualquier incidencia con el transporte.
Como hemos visto, está en nuestras manos que la gestión de stock de nuestra bodega se ajuste a nuestras necesidades, pero es necesario dedicarle tiempo y recursos a su gestión, ya que su funcionamiento incorrecto puede llegar a tener una gran repercusión negativa para nuestro negocio.
Si te has quedado con dudas, ponte en contacto con nosotros y te asesoraremos sin compromiso.
