Las relaciones laborales han de regirse por cierto orden, dado que las estructuras organizativas de las empresas medianas y grandes revisten cierta complejidad. El organigrama de una empresa sirve para ponerlas en orden: que todo el mundo tenga claro a quién tiene que reportar y en qué nivel jerárquico se encuentra.
¿Qué es un organigrama empresarial?
El organigrama de una empresa es un esquema visual que permite la identificación de las cadenas de mando, refleja los criterios de agrupación de los trabajadores y las vinculaciones jerárquicas existentes, y expone de forma sencilla la estructura de la organización por departamentos.
Un organigrama empresarial no funciona solo como un “mapa” para que los trabajadores de grandes empresas se identifiquen en la estructura de la organización, como si se tratase de un punto rojo con el texto “usted está aquí”: representa todos los niveles organizativos de la empresa, y constituye una herramienta muy poderosa para la dirección de la empresa y para el departamento de Recursos Humanos.
La importancia de elaborar correctamente un organigrama de tu empresa
La elaboración de un organigrama se antoja fundamental para crear una empresa desde cero: sienta las bases organizativas de la empresa y permite extraer valiosos datos relevantes para la toma estratégica de decisiones, para establecer nuevas disposiciones tácticas, y para coordinar con precisión los aspectos operativos de la producción.
La gestión de la empresa a todos sus niveles se convertirá en una misión más sencilla si se dispone de un organigrama claro, completo y actualizado: un organigrama brinda una perspectiva global de todos los recursos humanos de los que dispone una organización.
Tipos de organigramas
Organigrama funcional
Este tipo de organigrama tiene en cuenta las capacidades de los empleados, por lo que representa la división de la estructura de la empresa en departamentos de forma vertical (estando los puestos de mando en la parte superior) u horizontal (estando estos en la parte de la izquierda).
En la cima del organigrama estaría el CEO (o quien actuase como director o Gerente, es decir, de quien cuelgan el resto de los departamentos); a su vez, cada departamento tiene en cabeza a su responsable, y de él penden el resto de los puestos que conforman cada sección funcional de la empresa.
Organigrama lineal
La diferencia que presenta este organigrama con respecto al funcional es que simplemente se reseña el nombre y cargo de los mandos intermedios, y de cada uno pende una lista con los empleados que se encuentran bajo su mando.
Este organigrama no tiene en cuenta las dependencias funcionales y se limita a establecer las relaciones jerárquicas de los trabajadores y sus responsables.
Organigrama matricial
Es un tipo de organigrama muy apropiado para representar la estructura organizativa de empresas que cuenten con varias divisiones, puesto que en él se combina el organigrama de tipo funcional con las distintas divisiones de la empresa.
Este organigrama recogería supuestos de departamentos que se encuentren divididos en varias sedes, y la agrupación de puestos según la división en la que se encuentren.
Organigrama jerárquico
Podría decirse que es una fusión del organigrama funcional y el organigrama jerárquico, que además incluye los vínculos entre los trabajadores de forma escalonada.
Este organigrama pone el acento en las dependencias jerárquicas y funcionales al mismo tiempo.
Organigrama mixto
Este tipo de organigrama surge como una combinación de todos los anteriores, y es la mejor opción para empresas grandes, con estructuras internas complejas, con multitud de departamentos y de dependencias.
Se parte de un área principal (director), se despliegan verticalmente las áreas de la empresa, y horizontalmente los departamentos de los que consta. En este caso, se omiten los puestos o nombres en concreto porque, de lo contrario, el organigrama podría cobrar unas dimensiones excesivas.
Cómo elaborar un organigrama de una empresa paso a paso
¿Cómo se tiene hacer un organigrama de una empresa? En esta tarea, será preciso manejar tres conjuntos de datos al mismo tiempo: el ámbito de control, la cadena de mando y los departamentos que compondrán la organización.
La cadena de mando
La cadena de mando hace referencia a la dependencia jerárquica ascendente de los trabajadores: responde a preguntas como “quién es mi jefe”, “a quién tengo que reportar mi trabajo” o “quién toma las decisiones”.
De esta forma, se pretenden evitar circunstancias en las que un empleado se pueda ver inmerso en un conflicto jerárquico, por tener asignadas funciones vinculadas a varios departamentos distintos y que presenten algún tipo de contradicción.
Los puestos de trabajo
Aquí cobra especial relevancia saber segmentar los departamentos en función de los puestos de trabajo que contendrá cada uno. Hay que registrar qué tarea es preciso realizar y qué responsabilidades recaen en cada uno de los puestos, así como definir qué perfiles profesionales se requieren para abordarlas y, finalmente, agrupar dichos perfiles en departamentos.
El ámbito de control
Se define el ámbito de control como el número de empleados que están a cargo de la misma figura de mando: se trata de encontrar la forma óptima (más equilibrada y equitativa) para que haya cierta homogeneidad de ámbito de control en la organización, y que dicho ámbito de control sea razonable y eficiente.
Hay una regla general sobre el ámbito de control, y es que la capacidad para ejercer una responsabilidad jerárquica disminuye a medida que aumenta el número de personas que operan bajo un mismo responsable.
Visión global
Volviendo al papel que juega el organigrama en los empleados, es muy importante que se puedan identificar en él y que vean qué posibilidades reales de promoción tienen, y qué plan de carrera pueden adoptar en función de su lugar en la empresa.
Esta es un arma de doble filo, porque también podrías encontrarte con empleados que se desmotiven al creer que no tienen ninguna posibilidad de hacer carrera en tu empresa, por el lugar jerárquico o funcional que ocupan.
Si quieres saber más sobre cómo puedes estructurar y presentar un organigrama que resulte efectivo para que en tu empresa se tomen mejores decisiones, en Cono Consultores podemos ayudarte, puesto que somos especialistas en consultoría organizativa.