Vender es el principal objetivo de toda empresa, sea cual sea su sector. Pero para saber vender, antes hay que saber comprar. La eficacia de un jefe de compras puede ser clave para el éxito o el fracaso de una bodega. Veamos por qué.
¿Qué es un jefe de compras?
La principal misión de un gestor de compras es el establecimiento de la política de compras de una bodega en coordinación con el área financiera y el área productiva. Todo ello en términos de cantidad, calidad y, especialmente, precio.
Dentro de una bodega, el jefe de compras representa, desde un punto de vista estructural, un puesto clave, ya que sus decisiones suponen en muchas ocasiones unos importantes desembolsos de capital.
¿Qué funciones desempeña un jefe de compras dentro de una bodega?
Las funciones de un departamento de compras, con su jefe de compras a la cabeza, son numerosas. Destacaremos las más importantes.
Búsqueda, prospección y negociación con los proveedores
Una de las funciones del departamento de compras más importantes dentro de una bodega es el exhaustivo conocimiento de los proveedores que operan en el sector del vino y en el mercado.
Esto conlleva que el jefe de compras deberá contar, y gestionar, todo tipo de información acerca de dichos proveedores: imagen dentro del sector, niveles de saneamiento económico, distancia física respecto a la bodega, fiabilidad de los tiempos de entrega, relación calidad-precio de sus productos, catálogos de productos y materiales que ofertan, etc.
Es también muy interesante que el jefe de compras de una bodega investigue el surgimiento de cualquier nuevo proveedor del sector, no dejándose llevar por las gangas que puedan ofrecer para abrirse un hueco en el mercado sin cerciorarse antes de la calidad de sus servicios y productos.
Análisis periódico de los precios de las materias primas y otros materiales y componentes
La compra de materias primas y otros componentes y materiales es el centro de la labor de un gestor de ventas.
Disponer de la información actualizada de sus precios es básico para que el área de producción sea capaz de definir el precio final del producto que se quiere vender y de establecer su futura viabilidad económica.
Control de calidad de materias primas, componentes y materiales
Es muy recomendable que el jefe de compras de una bodega cuente con los datos y, si es posible, que participe, en el control de calidad de productos y materias primas que es llevado a cabo por el departamento de calidad de la bodega.
Control de la gestión documental de cada compra
Este control no solo implica llevar un control documental perfecto de cada compra de una bodega, también elaborar los protocolos que fueran necesarios para agilizar los procesos y, en consecuencia, reducir los costes a futuro.
Información del stock de la bodega en tiempo real
En relación con todos los componentes y materias primas compradas por la bodega.
Es conveniente que un gestor de compras cuente en todo momento con la información del stock, aunque el control del inventario no se encuentre directamente relacionada con las funciones del departamento de compras.
Diseño del área de compras
Como responsable máximo de esta área, el jefe de compras de una bodega deberá ser el encargado de diseñar su estructura.
Esto conlleva el diseño de los puestos de trabajo necesarios para el óptimo funcionamiento del departamento de compras, así como la selección de los empleados más cualificados para el desarrollo de las funciones que les correspondan.
Para esto es fundamental una perfecta coordinación con el departamento de RR. HH.
¿Qué perfil profesional debe tener un jefe de compras en una bodega?
Los gestores de compras adquieren mercancías de mayoristas, fabricantes e importadores. Las seleccionan de acuerdo al dinero disponible por la empresa y por la naturaleza del sector.
Acuden a ferias y/o exposiciones y se citan con sus potenciales proveedores para conocer sus catálogos y muestras. A menudo sus compras son planificadas con meses de antelación.
El éxito del jefe de compras de una bodega reside en obtener los proveedores, productos y precios más adecuados, y que realice las compras en el momento que se necesite.
Entre las muchas variables que estos gestores deben tener en cuenta a la hora de realizar las compras destacan la situación económica, la demanda pública y la propia política interna de la bodega.
Se encargan de las negociaciones y de los acuerdos con sus proveedores, del establecimiento de las normas de calidad y de la organización de las fechas de entrega, de modo que la bodega no cuente con un exceso ni con un déficit de stock.
El perfil profesional y cómo determinar las aptitudes del candidato perfecto
De igual forma, también se encargan del control de la rentabilidad de los productos de la bodega.
El perfil profesional de un jefe de compras de una bodega debe cumplir con las siguientes capacidades:
- Anticipación de tendencias.
- Detallado conocimiento del producto.
- Capacidad de trabajar en equipo.
- Capacidad para el trabajo bajo presión.
- Habilidades comunicativas escritas y orales.
- Capacidad de análisis para la interpretación de informaciones y cifras.
- Habilidades de planificación y de gestión del tiempo.
- Conocimientos de idiomas para el trato con proveedores extranjeros.
- Capacidad para la organización y la priorización de tareas.
- Aptitudes para la gestión del tiempo.
- Capacidad para asumir riesgos y aprender de los propios errores.
- Capacidad para el desarrollo de conocimientos sobre los productos.
- Habilidades interpersonales y negociadoras.
- Iniciativa y capacidad de persuasión.
- Capacidad para trabajar con presupuestos fijos.
Con respecto a la formación académica con la que debe contar un jefe de compras, destacan los siguientes: Grado en Comercio, Grado en Comercio y Marketing y Técnico Superior en Gestión de Ventas y Espacios Comerciales.
Hay que tener en cuenta el carácter tan específico de una bodega y del mundo del vino en general, por lo que es recomendable que quien quiera dedicarse a esta profesión en el sector vitivinícola complete su formación con otros cursos centrados en el sector: Técnico Superior en Viticultura o Grado en Enología, por ejemplo.
En cualquier caso, una formación continua y sostenida en el tiempo siempre es la mejor fórmula para mantenerse al día en todos los aspectos de la profesión.